Bespreek je proces

Oplossingen

Wat er verandert, per situatie.

We beschrijven ons werk liever aan de hand van herkenbare situaties dan aan de hand van techniek. Hieronder staat per gebied wat er meestal handmatig gaat en wat er verandert wanneer het proces goed staat.

Instroom

Aanvragen en leads

Hoe het vaak gaat

  • Aanvragen komen binnen via formulier, mail, telefoon en WhatsApp door elkaar
  • Iemand moet ze handmatig doorzetten naar de juiste persoon
  • Bij drukte of vakantie blijft er iets liggen zonder dat iemand het ziet

Wat er verandert

  • Elke aanvraag komt via één route binnen en wordt automatisch gecontroleerd
  • De aanvraag krijgt direct een eigenaar en een termijn
  • De aanvrager krijgt meteen een bevestiging met wat hij kan verwachten
  • Blijft iets te lang staan, dan wordt dat zichtbaar gemaakt

Verkoop

Offertes en opdrachtbevestiging

Hoe het vaak gaat

  • Gegevens worden overgetypt van aanvraag naar offerte naar opdracht
  • Versies leven in mailboxen en lokale mappen
  • Opvolging na een offerte gebeurt als iemand eraan denkt

Wat er verandert

  • Klant- en opdrachtgegevens stromen door zonder overtypen
  • Documenten worden aangemaakt en op een vaste plek opgeslagen
  • Opvolgmomenten staan automatisch klaar bij een eigenaar
  • De status van een offerte is zichtbaar zonder dat je moet navragen

Backoffice

Administratie en facturatie

Hoe het vaak gaat

  • Dezelfde gegevens worden in meerdere systemen bijgehouden
  • Facturatie vraagt elke maand handmatig verzamelwerk
  • Fouten komen pas aan het licht bij de controle achteraf

Wat er verandert

  • Gegevens worden op één plek vastgelegd en van daaruit gedeeld
  • Terugkerende administratie wordt voorbereid en aangeboden ter controle
  • Afwijkingen worden gesignaleerd op het moment dat ze ontstaan

Uitvoering

Planning en werkvoorbereiding

Hoe het vaak gaat

  • De planning staat in een spreadsheet naast het echte systeem
  • Wijzigingen worden per bericht doorgegeven en soms gemist
  • Wie wat weet, hangt af van wie er die dag is

Wat er verandert

  • Planning en uitvoering werken op dezelfde gegevens
  • Wijzigingen worden automatisch doorgegeven aan wie het aangaat
  • Benodigde informatie staat klaar voordat het werk begint

Sturing

Rapportage en overzicht

Hoe het vaak gaat

  • Cijfers worden maandelijks met de hand bij elkaar geknipt
  • Iedere afdeling heeft een eigen versie van de waarheid
  • Tegen de tijd dat het overzicht klaar is, is het verouderd

Wat er verandert

  • Gegevens uit verschillende bronnen komen samen op één plek
  • Rapportages worden automatisch samengesteld en verstuurd
  • Definities liggen vast, zodat cijfers vergelijkbaar blijven

Klantcontact

Klantcommunicatie en opvolging

Hoe het vaak gaat

  • Bevestigingen en herinneringen worden per klant met de hand gestuurd
  • De toon en het moment verschillen per medewerker
  • Wat er precies is afgesproken, staat in iemands mailbox

Wat er verandert

  • Standaardberichten gaan automatisch, op vaste momenten
  • Uitzonderingen en gevoelige gesprekken blijven bij een mens
  • Contactmomenten worden vastgelegd bij de klant, niet bij de medewerker

Afbakening

Wat we niet doen.

Een korte lijst is nuttiger dan een lange. Dit zijn dingen waar andere partijen beter in zijn, of waarvan we vinden dat je ze niet moet beginnen. Vraag gerust of iets binnen of buiten scope valt — we verwijzen liever door dan dat we iets aannemen wat niet bij ons past.

  • Websites, webshops en marketingcampagnes
  • Losse chatbots zonder proces eromheen
  • Volledige vervanging van je ERP of CRM
  • Trajecten waarbij vooraf al duidelijk is dat ze zich niet terugverdienen

Contact

Herken je een van deze situaties?

Noem het proces dat het meeste tijd kost. Dan kijken we samen of het slimmer kan — en of automatiseren daar überhaupt het juiste antwoord op is.

Bespreek je proces

Liever mailen? info@seysystems.nl